El Archivo Central de la Municipal de Escazú ocupa una posición medular dentro de la política de transparencia impulsada por el alcalde local, Arnoldo Barahona Cortés. Además, este archivo funciona en instalaciones adecuadas para proteger la documentación y en los últimos años ha digitalizado una serie de materiales relevantes, entre ellos: expedientes de finca, permisos de construcción, expedientes de cementerios y de calles, arreglos de pago y cobros judiciales.

Es así como este archivo, a cargo de María de los Ángeles Hidalgo, se convirtió en el ganador del Premio Luz Alba Chacón de Umaña al Archivo Distinguido 2013, que otorga el Archivo Nacional.

Hidalgo indica que “este reconocimiento constituye un reto para continuar en la mejora continua del trabajo”, pues cuando inició con esta labor, en 1996, la institución no contaba con un archivo central por lo que ella tuvo la oportunidad de partir de cero.

Tras ser consultada sobre los momentos más relevantes en el proceso de consolidación de esta unidad, ubica dos de ellos.

En primer lugar, menciona el desafío que significó crear la cultura archivística en la municipalidad, pues en aquel momento no existía claridad sobre la importancia del archivo   como un lugar para administrar información.

Asimismo, y como segundo punto, Hidalgo menciona el apoyo que la última administración a cargo del alcalde Barahona ha dado al quehacer archivístico, por medio de la dotación de recurso humano y tecnológico necesario para innovar y mejorar servicios. Incluso, hace alrededor de tres meses se compró el edificio en que se ubica el archivo.

El uso que el Archivo Central de la Municipalidad de Escazú ha dado a la tecnología es uno de los aspectos que tomó en cuenta el jurado para adjudicar el premio. Incluso, el municipio empezó a digitalizar documentos en 2004, debido a una necesidad específica del Departamento de Catastro.

Esta tarea también se vio impulsada por el financiamiento de programas de cooperación del fondo de Ayudas al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (Adai). Es así como en la actualidad están digitalizados más de 20 mil expedientes de fincas (que muestran la historia de las propiedades en Escazú), actas del Concejo, expedientes de cementerios, expedientes de calles (que recogen información sobre el levantamiento topográfico de cada calle y la inversión que se ha hecho en ellas), expedientes de atención psicológica (que son parte del área de trabajo en desarrollo humano) y permisos de construcción.

Estos últimos, indica la funcionaria, son uno de los documentos más consultados por los ciudadanos del cantón.

Este esfuerzo para digitalizar ofrece un beneficio en términos de conservación de los documentos, pues los usuarios internos no necesitan manipular los originales para tener acceso a la información, lo que también ayuda a evitar extravíos. En el caso del usuario externo, existe la ventaja de que se le puede brindar una copia digital de la información que requiere.

La Municipalidad  de Escazú tiene aún planes mayores en cuanto a servicios. Según indica Hidalgo, “se planea que en el futuro los contribuyentes puedan tener una clave que les  permita acceder al material de su interés por medio de internet”.

Carmen Campos Ramírez, subdirectora general del Archivo Nacional, considera que “este premio es muy relevante en el ámbito de los archivos públicos de Costa Rica por cuanto, en primer lugar, motiva y reconoce los esfuerzos que se hacen para mejorar los servicios de archivo y, en segundo lugar, contribuye a dar un valor estratégico a los archivos, los documentos y los archivistas, quienes son agentes de desarrollo”.

El jurado encargado de escoger al ganador del Premio Luz Alba Chacón de Umaña estuvo integrado por: José Bernal Rivas (representante de la Junta Administrativa del Archivo Nacional), María Teresa Bermúdez (por la Sección de Archivística de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica) y Guiselle Scafidi (por la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de Archivos Centrales del Sector Público, Ciap).