El objetivo final de las personas que trabajan con documentos es que estos se puedan acceder fácilmente cuando se necesitan y de esta forma cumplan con diferentes funciones: ayudar a tomar decisiones, resguardar la memoria de un proceso, servir como elemento de prueba y evitar la corrupción.

Para que esto suceda de forma ágil, los archivistas deben llevar a cabo un proceso de descripción en el cual se aplican una serie de normas. El Consejo Internacional de Archivos (CIA) desarrolló el ICA-AtoM, un software gratuito que facilita este trabajo y con el fin de capacitar al gremio se efectúa un taller organizado por el Archivo Nacional, del 26 al 30 de agosto.

La instrucción está a cargo del especialista brasileño Vitor Marques da Fonseca, funcionario del  Archivo Nacional de Brasil, donde trabaja en la organización y descripción de los documentos del Archivo.

El grupo de participantes del taller tendrá una experiencia teórico práctica, pues trabajará directamente en el programa ICA-AtoM en la aplicación de una serie de normas de descripción. Si bien las normas pueden tener una nomenclatura confusa para los no especialistas (ISAD-G, ISAAR-CPF e ISDIAH).

La definición de lo que es una norma es más bien sencilla.  En el libro Administración de Documentos y Archivos, de Alejandro Delgado Gómez, se indica que una norma es “un conjunto de especificaciones, redactado por una o varias personas con capacidad técnica o jurídica, que definen qué cosas debe hacer un determinado cuerpo de profesionales o practicantes en un dominio dado, así como el modo en que deben hacerlas”.

Carmen Campos, subdirectora general del Archivo Nacional considera que “esta es una oportunidad de capacitación que permitirá a los archivistas conocer en la práctica una herramienta informática diseñada especialmente para el manejo de las descripciones de los documentos de archivo y que permitirá en el futuro compartir información entre archivos y por medio de la web”.

Asimismo, Campos explica que este taller  permitirá a los archivistas conocer el funcionamiento técnico del programa, el cual está basado en cuatro normas archivísticas internacionales, antes mencionadas, para descripción de documentos que ha dictado el Consejo Internacional de Archivos. “Es justamente este Consejo el que promueve el desarrollo de esta herramienta y la pone a la disposición de los archivos de Iberoamérica, en forma gratuita”, completa.

Este taller se efectúa con fondos del programa de cooperación ADAI, que consiste en un fondo financiero multilateral de fomento al desarrollo archivístico en Iberoamérica. La organización de esta actividad de capacitación se enmarca, además, en la misión del Archivo Nacional de ser el ente rector del Sistema Nacional de Archivos.

La idea de impartir este taller nació  como una necesidad detectada en el Diagnóstico de la Situación Archivística Nacional que se realizó en  2011. Este diagnóstico demostró que alrededor del 50% de los archivos conocen y dicen aplicar la norma internacional de descripción ISAD-G;  sin embargo solo tienen descrito un bajo porcentaje de los documentos bajo su responsabilidad.

Una de las recomendaciones para el Archivo Nacional en el marco del proceso mencionado fue acrecentar el programa de capacitación o actualización profesional en temas específicos, como el que se abordará esta semana. Así lo explicó Ivannia Valverde Guevara, jefa del Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE).

La actividad del primer día del taller se llevó a cabo en el Archivo Nacional. Del martes al viernes el grupo se trasladará a las instalaciones de la Fundación Omar Dengo.